Autor: CoquiTech AI
Industria: Clubes deportivos / Gestión de organizaciones
Proyecto: Digitalización integral y creación de una base de datos centralizada
Resumen rápido
Torrimar Volleyball Club necesitaba organizar inscripciones, rosters, documentos y comunicación en un solo lugar. En CoquiTech analizamos cada proceso, lo convertimos en datos estructurados y construimos una base de datos moderna, accesible desde cualquier dispositivo. El resultado: menos hojas sueltas, más control, reportes en tiempo real y una experiencia digital profesional para atletas, padres y administradores.
El desafío
Procesos manuales y repetitivos: Formularios en papel o en herramientas aisladas, difícil seguimiento de pagos y documentos.
Información fragmentada: Datos de jugadores, tutores, pagos y eventos estaban repartidos en múltiples archivos o plataformas.
Comunicación lenta: Al no existir un repositorio centralizado, la coordinación interna y las notificaciones a padres/atletas se complicaban.
Falta de visibilidad: Era complejo generar reportes rápidos sobre asistencia, morosidad, inventario de uniformes o métricas de rendimiento.
Nuestra solución
1. Mapeo de procesos → modelo de datos
Primero entendimos cómo trabaja Torrimar: inscripción, pagos, asignación a equipos, comunicación, logística de eventos y seguimiento de rendimiento. Luego convertimos ese flujo en una estructura de datos clara, con campos y relaciones que reflejan la realidad del club.
2. Base de datos centralizada y segura
Diseñamos una base de datos única donde:
Cada atleta tiene un perfil completo (datos personales, historial de equipos, pagos, documentos firmados, autorizaciones).
Los tutores o padres están vinculados a los atletas para manejo de facturación y comunicación.
Los entrenadores tienen acceso a la información relevante para su grupo (asistencia, categorías, estadísticas).
3. Portal web y formularios inteligentes
Creamos formularios de registro y actualización de datos conectados directamente a la base de datos. Al completar el formulario, la información se guarda automáticamente y se convierte en un registro utilizable para reportes y decisiones.
Inscripción en línea: Sin papeles, sin duplicar información.
Firma electrónica de documentos: Contratos y autorizaciones firmadas digitalmente, archivadas y accesibles en segundos.
Actualización de datos: Cualquier cambio se refleja en el sistema en tiempo real.
4. Automatización de flujos de trabajo
Recordatorios de pagos y vencimientos enviados automáticamente. Asignar firmas electrónicas
Confirmaciones y correos personalizados a padres y atletas.
Procesos de evento: registro, listas de asistentes y seguimiento sin intervención manual.
